Parfois on a l’impression qu’on n’est pas très efficace au travail. On a prévu de faire quelque chose dans la journée et le soir venu on se rend compte qu’on en est à peine à la moitié. Ça vous est déjà arrivé ? 

C’est un peu pénible parce qu’on a l’impression de ne pas avancer, ou du moins pas assez vite, on a l’impression que le temps nous échappe, on se sent frustré de n’avoir pas réussi à accomplir ce qu’on voulait faire et on se sent malgré tout fatigué le soir.

Pourtant il suffit de faire quelques petits ajustements très simples pour travailler plus efficacement et se sentir moins fatigué. Lesquels ? C’est ce que nous allons voir dans ce premier article consacré à l’efficacité au travail.

Le cerveau n'est pas multi-tâche

Notre objectif est d’être plus efficace au travail. Si on y arrive, on avance plus vite, on accomplit les tâches qu’on souhaite accomplir sur le temps imparti, on se sent satisfait et on est content de passer à la suite.

Pour mieux comprendre pourquoi on n’a pas toujours ce sentiment, il y a une chose qu’il est important de savoir : votre cerveau n’est pas multi-tâche. Il est tout simplement incapable de traiter 2 informations en même temps. Eh oui ! Même s’il travaille très-très vite, il traite une information après l’autre.

Par exemple, si vous êtes en train de lire un texte et que quelqu’un vous parle, vous verrez qu’il vous est impossible de traiter correctement les deux informations en même temps.

Les interruptions multiples

Le souci, justement, c’est qu’on vit dans une époque où les distractions sont extrêmement nombreuses.

Il y a les emails qui arrivent, les SMS, toutes sortes de messages, whatsapp, messenger et j’en passe, les notifications des réseaux sociaux, le téléphone qui sonne… et tout ça, ça détourne votre attention vers quelque chose d’autre que votre tâche principale.

notifications
Notifications = interruptions

Admettons que vous receviez un email alors que vous êtes en train de rédiger un article. Vous entendez le son de notification, vous voyez peut-être l’aperçu du message s’afficher sur votre écran et vous cliquez pour savoir de quoi il s’agit.

Admettons que c’est un ami qui vous propose d’aller au cinéma ce soir. En lisant l’email, votre cerveau s’est déjà déconnecté de votre article, il a déjà lâché le contexte de ce que vous écriviez pour se focaliser sur le message de votre ami, sur le film proposé, l’horaire de la séance, si vous êtes libre ou pas, et sur la réponse que vous allez donner à votre ami.

Une fois que vous avez répondu à cet email et que vous revenez à l’écriture de votre article, votre cerveau va devoir recharger tout le contexte, relire les dernières phrases, rassembler les idées que vous avez abandonnées il y a 2 minutes, bref il va retrouver le fil de votre pensée.

Vous ne vous en rendez pas compte sur le moment, mais ça, c’est quelque chose qui représente une perte de temps et qui nécessite de l’énergie aussi, puisque vous avez consacré de l’énergie à charger un nouveau contexte (l’email de votre ami), puis à recharger le contexte précédent (l’écriture de votre article).

Sur une journée, ce genre d’interruptions peut se produire 10 fois, 20 fois ou 30 fois, et au final, vous aurez mis beaucoup plus de temps à accomplir le travail que vous deviez faire ou pire, vous n’aurez pas réussi à le terminer. Et en plus, votre fatigue sera beaucoup plus importante à force d’obliger votre cerveau à charger un contexte, puis un autre et un autre encore, bref à consacrer de l’énergie à des tas de choses différentes. Résultat, vous vous sentirez frustré et épuisé.

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Schéma des interruptions qui nuisent à votre efficacité au travail

Mettre en place une nouvelle organisation de travail

Alors comment faire pour être plus efficace dans votre travail, chaque jour de la semaine ?
Pour commencer, définissez 3 moments de la journée pendant lesquels vous traiterez les nouveaux emails et les nouveaux messages. Par exemple, à 9h, à 12h et à 17h.

Le reste du temps, vous mettez votre téléphone en sourdine et vous fermez votre application d’emails. Désactivez aussi toutes les notifications susceptibles de s’afficher inopinément en popup sur votre écran ou en sonnerie. Interdisez-vous d’aller sur Facebook, Instagram ou Twitter à des fins de distraction en dehors des 3 moments définis dans la journée.

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Augmentez votre productivité grâce à cette organisation toute simple

En faisant ça, vous êtes dans de bonnes conditions pour travailler efficacement. Vous aurez des plages de travail ininterrompues de 2h ou 3h, votre concentration sera au meilleur de ses performances, vous irez plus vite, vous accomplirez plus de tâches et vous serez moins fatigué le soir.

Ne vous inquiétez pas, le monde ne s’arrête pas de tourner si vous ne consultez pas vos emails toutes les 5 minutes !

N’hésitez pas à prévenir votre entourage personnel ou professionnel pour qu’il ne vienne pas vous interrompre à tout moment. Expliquez-leur que vous avez besoin plages de travail sans interruptions pour être plus efficace et indiquez-leur le prochain créneau où vous pourrez leur consacrer un peu de temps.

Donc pour une efficacité optimale dans votre travail, la toute première chose que je vous recommande est de prendre le contrôle de votre temps. Si vous avez un projet, si vous souhaitez atteindre un objectif le plus rapidement possible, ne vous laissez pas distraire et donnez-vous les moyens d’avancer efficacement !

C’est quelque chose de vraiment important pour améliorer votre efficacité au travail, mais ce n’est que la première étape. Dans le prochain article consacré à la productivité, nous allons voir comment utiliser ce temps précieux que vous aurez dégagé pour atteindre vos objectifs par la plus belle ligne droite entre le point A où vous vous trouvez actuellement et le point B que vous souhaitez atteindre. 
Nous verrons comment ne pas se disperser ni se perdre dans le travail, comment rester focalisé sur l’essentiel pour atteindre vos objectifs le plus rapidement possible.

En attendant, commencez dès maintenant à mettre en oeuvre votre nouvelle organisation de travail !